Zentrale Datenhaltung sorgt für Effektivität - Vom Papierberg zum Facility Management
Unternehmen, die Facility Management betreiben, sind oft mit Problemen konfrontiert. In diesem Bereich sind nämlich häufig nach wie vor uralte Vorgehensweisen die Regel. So läuft Facility Management vielerorts nicht computergestützt ab. Es existiert rudimentär über Ablagen, Wartungspläne, Prüftermine und ausgedruckte Informationen zu Anlagen und Bestandteilen. Damit sind zwar alle wesentlichen Daten im Unternehmen vorhanden, aber nicht in einem für jeden Mitarbeiter nutzbaren, zentralen Informations-Pool.
Viele Unternehmen stehen heute beim Facility Management vor der Aufgabe, ihre uneinheitliche und ineffektive Datenhaltung durch einen zentralen Informationspool auf Computerbasis zu ersetzen. Nur wenn die Daten zentral und in einheitlicher Form vorliegen, kann jeder Mitarbeiter gleichermaßen darauf zugreifen. Das sorgt dann für bessere Transparenz bei den Abläufen und darüber hinaus hilft es, Fehlerquellen auszumerzen. Es genügt aber nicht, einfach eine Datenbank aufzusetzen und alle Informationen im Unternehmen zusammenzutragen. Nur ein leistungsfähiges Facility-Management-System, bringt wirkliche Vorteile. Weitere Anforderungen bestehen darin, die Ergebnisse auf einen PDA oder ein ähnliches Endgerät zu übertragen.
Bei der Einführung eines EDV-gestützten Facility-Management-Systems übernehmen es in der Regel die Unternehmen selbst, ihre Daten in den zentralen Informationspool einzupflegen. Es gibt aber auch Anbieter, die diesen Schritt als Dienstleistung anbieten. Das läuft dann ganz klassisch über das Eintippen der auf Papier erfassten Informationen. Eine der wesentlichen Schwierigkeiten liegt darin, herauszufinden, wo im Unternehmen die wichtigen Daten überhaupt verteilt sind. Deswegen ist meist ein Interview mit den Mitarbeitern Bestandteil eines solchen Projekts. Nur diese wissen genau, was sie wann und wo niedergelegt haben und wo sich ihre Notizen befinden. Sind die Daten zentral erfasst, werden im nächsten Schritt die Mitarbeiter umfassend geschult. In der Regel führen die Anbieter des jeweiligen Facility-Management- Systems diese Schulungen mit wichtigen Schlüsselmitarbeitern direkt beim Kunden durch. Bei diesen Mitarbeitern handelt es sich idealerweise um Personen, die aufgrund ihres Aufgabenbereichs besonders viel mit dem Facility Management befasst sind.
Eine leistungsfähige Facility-Management- Lösung kann mehr als nur die Daten an einem zentralen Ort abspeichern. Sie versetzt ein Unternehmen darüber hinaus in die Lage, jederzeit den aktuellen Status, Lagerort und Reparaturzustand seiner Komponenten zu überwachen. Im Idealfall kann sie alles verwalten, was andere Produkte außen vor lassen – von Immobilien bis hin zu Rechnerumgebungen und Dienstwagen. Außerdem sollte sie über eine umfassende Oberfläche zur Administration von Benutzern, Gruppen und Berechtigungen verfügen. Diese kann dann die Datenbank pflegen.
myMAM von dawin ist ein solches leistungsfähiges Facility-Management-Produkt. Über die bereits erwähnten Anforderungen hinaus weist es aber einige zusätzliche Highlights auf. So setzt es beispielsweise auf der kostengünstigen Open- Source-Datenbank MySQL auf.Unternehmen, die bereits ein anderes Datenbanksystem einsetzen und nicht mehrere Lösungen parallel betreiben möchten, profitieren davon, dass die gesamte Programmlogik in myMAM steckt. Deswegen lässt sich das Produkt bei Bedarf Bedarf ohne Schwierigkeiten mit anderen Lösungen kombinieren. Als besonderes Highlight verfügt myMAM über „Mehrfirmenfähigkeit“. Dank dieses Features kann die Lösung auch in Umgebungen zum Einsatz kommen, in denen es erforderlich ist, mehrere Firmen zu verwalten. Das kommt zum Beispiel in einer Marketing-Abteilung vor, die mehrere Sub-Unternehmen eines Konzerns betreut, oder auch bei Dienstleistern.
Quelle : www.dawin.de